Bewaartermijn fiscus of AVG aanhouden?

Hoe werkt de nieuwe Europese privacywetgeving, de AVG, door in het bewaren van documenten (fiscale bewaarplicht)? Is er een verschil ten opzichte van de huidige wetgeving en hoe zit het met het digitaal bewaren van stukken?

Verwerking van persoonsgegevens
Het is 25 mei geweest en dat betekent dat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden is. De AVG is van toepassing op elke onderneming die gegevens verwerkt. Gegevensverwerking is een breed begrip. Handelingen die er in ieder geval onder vallen zijn: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van persoonsgegevens.

De algemene en de bijzondere wet
De AVG is een algemene wet, die (algemene) zaken omtrent de verwerking van persoonsgegevens regelt. Op fiscaal gebied zijn er diverse bijzondere wetten, zoals de wetten inzake loonbelasting, inkomstenbelasting en omzetbelasting. Deze wetten regelen een specifiek onderdeel van ons fiscale stelsel.

Hoofdregel is dat een bijzondere wet vóór een algemene wet gaat. Bijten de AVG en een fiscale wet elkaar, dan heeft de fiscale wet voorrang.

Bewaartermijnen
De AVG stelt geen concrete bewaartermijnen vast voor documenten die persoonsgegevens bevatten, maar stelt dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan voor het verwerkingsdoel noodzakelijk is. Let op: stelt de bijzondere wet geen bewaartermijn, dan wordt er teruggevallen op de algemene regel uit de AVG: gegevens worden niet langer bewaard dan voor het verwerkingsdoel noodzakelijk is.

Documenten die geen persoonsgegevens bevatten, zijn dus onbeperkt te bewaren. Documenten kunnen ook geanonimiseerd worden. Denk aan een offerte die niet doorgaat, maar nog wel bruikbaar is voor toekomstige klanten. Zodra de persoonsgegevens van de offerte verwijderd zijn, is de AVG niet meer van toepassing en mag u de offerte onbeperkt bewaren.

Wat als termijnen elkaar bijten? Als de fiscale wetgeving een andere bewaartermijn voorschrijft dan de AVG, dan geldt het principe dat hiervoor beschreven is. De bijzondere wet gaat voor de algemene wet, dus de bewaartermijn uit de fiscale wet gaat vóór de termijn die de AVG stelt. Dit geldt overigens voor iedere bijzondere wet, ook op het gebied van bijvoorbeeld personeelszaken.

Digitaal bewaren
U mag uw papieren administratie digitaliseren mits u zich aan de fiscale voorwaarden houdt. De regels die hierboven beschreven zijn, gelden voor zowel papieren als digitale archieven en opslag. De bewaartermijn voor een papieren factuur is dus, net als voor een digitale factuur, minimaal zeven jaar, te rekenen vanaf de datum van de factuur.

Wat nu te doen?
De Autoriteit Persoonsgegevens zal niet meteen bij u op de stoep staan, maar het is toch slim om voor uw administratie de bewaartermijnen in kaart te brengen en om vervolgens, bijvoorbeeld éénmaal per jaar, enkele uren in te plannen om oude gegevens uit uw administratie te verwijderen.

Er verandert met de komst van de AVG op 25 mei 2018 dus helemaal niets aan de officiële bewaartermijnen voor uw administratie. Wellicht dat het wel een goed moment is om de bewaartermijnen in kaart te brengen en om een jaarlijkse schoonmaakbeurt in te plannen, als u dat nog niet hebt gedaan. Administratiekantoor Sokolowski & Klaassens helpt u hier graag bij. Bel met 0597-531697 of mail naar info@sokolowski-klaassens.nl. U vindt ons ook op Facebook.

Vorige berichten lezen? Ga naar deze pagina